Informativa estesa sul trattamento via e-mail

1. Titolare del trattamento e contatti

Titolare del trattamento è Datagest s.r.l. (C.F. e P.IVA 01083300416), con sede legale in Strada Statale Adriatica n. 98 — 61121 Pesaro (PU), di seguito anche la «Società» o il «Titolare».

Il Titolare è il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei Suoi dati, raccolti nella Sua interazione con la posta elettronica aziendale.

• Telefono: +39 0721 3518286
• Fax: +39 0721 404372
• Contatti privacy: privacy@datagest.it
• DPO/RDP: dpo@datagest.it

2. Tipologia di dati personali trattati

Di regola i dati personali che trattiamo attraverso la posta aziendale sono i seguenti: dati identificativi o di recapito — fra cui l’indirizzo e-mail — Suoi e di terzi con cui esiste una relazione d’affari che La vede coinvolto a qualsiasi titolo; contenuto della comunicazione e-mail e degli eventuali allegati.

Il contenuto è indeterminabile a priori, ma afferisce comunque all’attività aziendale e riguarda prevalentemente dati comuni. Il trattamento di dati sensibili e giudiziari è da considerarsi eccezionale, considerato l’oggetto tipico della nostra attività aziendale.

Finalità 1 — Esecuzione contrattuale e precontrattuale

Dare corso all’oggetto della comunicazione via e-mail, al rapporto contrattuale o precontrattuale sottostante o, se questo è il caso, a una Sua o nostra richiesta: per esempio un’e-mail che ricorda i termini di un accordo, un appuntamento, la scadenza di un pagamento.

Base giuridica: misure precontrattuali e contrattuali, art. 6.1.b) GDPR.

Conservazione dei dati: fino alla completa esecuzione del rapporto sottostante. In ogni caso si applica il limite del termine ordinario di prescrizione civile di 10 anni, ex art. 2946 c.c., salva interruzione o sospensione, come per legge.

Finalità 2 — Obbligo legale

Base giuridica: obbligo di legge, art. 6.1.c) GDPR, in combinato disposto con l’art. 2-ter d.lgs. 196/03. A puro titolo esemplificativo costituiscono esempi di obblighi di legge quelli elencati qui sotto.

• Adempimenti legali, tributari e fiscali, nella misura in cui l’e-mail risponda alle caratteristiche di una lettera commerciale soggetta alla conservazione prevista per le scritture contabili. Conservazione: 10 anni ai sensi dell’art. 2220 c.c., salva durata maggiore per interruzione della prescrizione.
• Riscontro di richieste di esercizio dei diritti ai sensi degli artt. 12 e seguenti GDPR. Conservazione: fino alla completa esecuzione del riscontro; i dati potrebbero essere conservati ulteriormente ai fini di evidenza e in applicazione della finalità 3.
• Effettuazione di comunicazioni obbligatorie per legge, per esempio comunicazioni e dichiarazioni ad Autorità. Conservazione: fino al completamento della procedura e delle ulteriori connesse o collegate; di regola i dati sono conservati ulteriormente per le esigenze di cui alla finalità 3.

Finalità 3 — Esercizio di interessi legittimi

Sono ad esempio nostri legittimi interessi quelli elencati qui sotto. Base giuridica: interesse legittimo, art. 6.1.f) GDPR, in combinato disposto con l’art. 9.2.f) GDPR in caso di trattamento di dati sensibili.

• Il perseguimento dell’oggetto sociale e lo svolgimento della connessa attività economica. Conservazione: fino alla conclusione dell’affare, o prima in caso di abbandono, senza pregiudizio per la finalità successiva.
• L’esecuzione di prestazioni contrattuali concordate con il soggetto presso cui Lei svolge attività lavorativa o con un terzo, che La coinvolgano per ragioni proprie del rapporto giuridico. Conservazione: fino alla completa esecuzione del rapporto civilistico sottostante, con possibilità di conservazione ulteriore nella misura in cui ricorrano la finalità 2 e quella successiva.
• Accertamento, esercizio e difesa di diritti anche in fase stragiudiziale, per esempio in relazione all’esatto adempimento di una prestazione contrattuale. Conservazione: si osserva il termine massimo di prescrizione ritenuto congruo dal legislatore, ferma restando la possibilità di cancellazione anticipata e l’applicazione delle cause di interruzione o sospensione. A titolo informativo, il termine ordinario civile di prescrizione è di 10 anni; 5 quello per l’applicazione di sanzioni amministrative.

4. Facoltatività del conferimento

Il Suo conferimento di dati personali nell’interazione con noi attraverso la posta elettronica aziendale costituisce una Sua scelta libera e volontaria.

In difetto, la conseguenza sarà l’impossibilità di svolgere le operazioni di cui il trattamento dei Suoi dati personali costituisce espressione. Tale impossibilità, a seconda dei casi, potrà avere conseguenze giuridiche su tali rapporti nella misura in cui li ostacoli o li renda impossibili.

5. Trasferimento di dati extra UE/SEE

I Suoi dati personali non saranno trasferiti da Datagest in Paesi situati fuori dall’UE/SEE.

6. Processi decisionali automatizzati

Non svolgiamo processi decisionali automatizzati sui Suoi dati.

7. Destinatari o categorie di destinatari

Di regola, oltre a nostri dipendenti e collaboratori specificamente individuati e autorizzati al trattamento, i seguenti soggetti potranno avere conoscenza dei Suoi dati personali, in qualità di titolari, responsabili del trattamento o autorizzati al trattamento.

• Eventuali fornitori di hosting, cloud, servizi di posta elettronica e gateway, per le esigenze di dare riscontro a richieste via e-mail. Questi soggetti non svolgono attività diretta a conoscere i contenuti dei dati personali, salvo ove sia necessaria per ragioni di manutenzione, di sicurezza o per adempimento normativo.
• Soggetti pubblici e autorità di polizia ove si renda necessario il loro coinvolgimento. Questi soggetti possono conoscere i contenuti informativi, se la normativa lo consente.
• Autorità istituzionali e giurisdizionali nell’esercizio delle loro funzioni, ove ritenuto necessario o quando richiesto dalle norme di legge. Questi soggetti possono conoscere i contenuti informativi.
• Professionisti, per esempio commercialisti che curano la contabilità e avvocati. Questi soggetti possono conoscere i contenuti informativi.
• Altri eventuali soggetti privati o pubblici, per ragioni normative o per assolvere a legittimo interesse del Titolare del trattamento.

8. Diritti dell’interessato e reclamo al Garante

Ha in qualunque momento il diritto di chiedere quanto segue.

• Accesso ai dati, rettifica, cancellazione (oblio) e limitazione, nei casi di legge.
• Opposizione e portabilità, nei casi di legge.
• Proporre reclamo all’Autorità di controllo competente: quella del luogo in cui Lei ha la residenza abituale, svolge attività lavorativa o dove si è verificata la presunta violazione. Nel caso dell’Italia è competente il Garante per la protezione dei dati personali.

Aggiornamento

Ultima revisione: giugno 2024.